抵当権の抹消登記書類を紛失してしまった場合
住宅ローンの返済が終わると、金融機関から抵当権の抹消登記に必要な書類の受け渡しがなされます。 住宅ローンの返済が終わっても、土地・建物に登記された抵当権は自動では消えないので、金融機関から交付された書類を法務局に提出し、抵当権を抹消する手続きが必要になります。
完済後、速やかに手続きをすれば問題ないのですが、うっかり忘れてしまったり、自動で消えると勘違いして放置してしまい、金融機関から届いた書類を紛失してしまうと書類の再発行の手続きが必要となってしまいます。
住宅ローン完済後に金融機関から交付される書類について
通常、住宅ローンの返済が終わると、金融機関からは以下の書類が交付されます。
- 登記識別情報、登記済証（抵当権が設定された際に、法務局より発行された書類）
- 解除証書、弁済証書など（抵当権抹消登記の際、「登記原因証明情報」となる書類）
- 抵当権の抹消登記用の委任状
これらの書類を全て紛失してしまった場合、②と③は金融機関から再発行してもらえますが、①の登記識別情報、登記済証は、一度紛失してしまうと再発行してもらえません。
書類を紛失しても抵当権抹消登記を行う方法について
この場合に、抵当権抹消登記を行うには、以下の2つの方法があります。
抵当権抹消登記に必要となる登記識別情報、登記済証が不足しているため、通常とは異なった方法により手続きを行うこととなります。
(1)本人確認情報を作成する方法
- 登記申請の代理人となる司法書士等が、金融機関の本人確認情報を作成して登記手続きを行う方法です。
(2)事前通知制度を利用する方法
- まず、登記識別情報、登記済証を添付せずに登記申請を行います。書類が一部不足しているため、法務局から金融機関に対して、「抵当権の抹消登記申請がありましたが、申請内容が真実なら申し出てください」という内容の通知（事前通知）が送られてきます。
この通知に対して、金融機関が有効期間内（通知の発送日から2週間以内）に、間違いない旨の申し出をすることにより、抵当権の抹消登記がなされる方法です。
このように2つの方法がありますが、特に急いで抵当権の抹消登記手続きをしなければならないといった事情がない限り、（２）の事前通知制度を利用する方法で行う場合がほとんどです。 この理由は（１）の本人確認情報の作成には、金融機関の融資関係者に面談する必要があり、通常より費用がかかってしまうためです。
事前通知制度を利用する場合の手続きの流れについて
上記（２）の事前通知制度を利用する場合の手続きの流れは以下のとおりです。
書類再発行の申請
金融機関に対して、書類の再発行の申請をします。
司法書士に再発行を依頼することも可能ですが、この場合、依頼者の印鑑証明書が必要になる場合があります。
上記の「解除証書、弁済証書などの登記原因証明情報」、「抵当権抹消登記用の委任状」に加えて、金融機関の印鑑証明書が必要となります。また、金融機関が委任状に押印する印鑑は、印鑑証明書の印鑑（実印）となります。
※ただし、抵当権者が法人の場合、会社法人等番号を「印鑑証明書（会社法人等番号XXXX-XX-XXXXXX）」のように申請情報の内容とすることで、印鑑証明書の添付が不要となります。
抵当権抹消登記の申請
STEP1の書類が届いたら、登記識別情報通知・登記済証を添付せずに抵当権抹消登記の申請をします。
法務局から金融機関への事前通知送付
法務局から金融機関に「抵当権の抹消登記申請がありましたが、申請内容が真実なら申し出て下さい」という内容の事前通知の送付がなされます。
金融機関から法務局へ通知書返送
金融機関が事前通知書に実印で押印のうえ、法務局に返送（通知の発送日から2週間以内）します。
抵当権抹消登記完了
法務局に事前通知書が届き、抵当権抹消登記が完了。
このように、法務局から金融機関へ郵送で事前通知書の送付がなされ、その返送を待って 登記完了となるため、通常より時間がかかってしまいます。
お急ぎの方はもちろん、お手続きがよく分からず不安な場合は、登記のプロであるお近くの司法書士事務所へご相談いただくことをおすすめいたします。
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